इस लेख में हम सीखेंगे कि Kisiko Email Kaise Bheje? वैसे तो दोस्तों किसी को ईमेल करना एक आसान काम है, लेकिन ईमेल में कुछ चीजें ऐसी होती हैं जिनकी सही समझ न होने के कारण हम किसी को सही तरीके से ईमेल नहीं भेज पाते। क्योंकि किसी को ईमेल भेजने के लिए हमें उसमें आने वाले ज़रूरी विकल्पों (ऑप्शन) का पता होना चाहिए।
तो आइए जानते हैं कि किसी को ईमेल सही तरीके से कैसे भेजते हैं।
ईमेल भेजने के लिए आपके पास क्या होना चाहिए?
ईमेल भेजने के लिए ज़रूरी है कि आपके पास खुद की एक ईमेल आईडी हो। ईमेल आईडी हमें कई तरह के प्लेटफॉर्म प्रदान करते हैं, जैसे:
- Google email – Gmail
- Microsoft email – Outlook
- Yahoo email – Yahoo
- खुद का business email – (सेल्फ होस्ट)
आप इनमें से किसी भी प्लेटफ़ॉर्म पर अपनी ईमेल आईडी और पासवर्ड बना सकते हैं और उनके ऐप्स में लॉगिन करके किसी को भी ईमेल भेजने का लाभ उठा सकते हैं।
ईमेल भेजते समय किन बातों का ध्यान रखना चाहिए?
ईमेल भेजते समय आपको ईमेल भेजने के सभी विकल्पों (options) की जानकारी का पता होना चाहिए। जैसे ईमेल में From, To, Subject और ईमेल की पूर्ण जानकारी लिखनी पड़ती है। ये फीचर आमतौर पर Gmail या Outlook जैसे सभी प्लेटफॉर्म पर एक जैसे ही आते हैं। तो आइए एक-एक करके इन सब में क्या भरा जाता है, इसके बारे में सीखते हैं:
1. Email ‘From’ क्या है?
ईमेल ‘From’ में भेजने वाले का ईमेल एड्रेस अपने आप (by default) होता है। यह हमें भरने की ज़रूरत नहीं पड़ती। यह दिखाता है कि ईमेल कहाँ से आया है, यानि आपका ईमेल एड्रेस सामने वाले व्यक्ति को दिखाई देता है।
2. Email ‘To’, ‘CC’ और ‘BCC’ में क्या भरें?
Gmail या किसी भी ईमेल सेवा में एक ‘To’ का ऑप्शन आता है। इसमें हमें ईमेल प्राप्तकर्ता का ईमेल एड्रेस डालना होता है, यानि जिसे आप ईमेल भेज रहे हैं।
इसके साथ ही, इसमें CC और BCC लिखा आता है। अब इसका क्या मतलब है?
- CC (Carbon Copy): इसका मतलब है कि आप यह ईमेल एक व्यक्ति के साथ-साथ अन्य लोगों को भी भेज रहे हैं ताकि वे जानकारी में रहें। जब आप एक से अधिक लोगों को एक ही ईमेल की कॉपी भेजते हैं, तो सभी को दिखाई देता है कि आपने किन-किन को यह ईमेल भेजा है।
- BCC (Blind Carbon Copy): इसका मतलब है कि आप ईमेल किसी को छुपाकर भेज रहे हैं। आप बॉस के अलावा अन्य लोगों को ईमेल तो भेज रहे हैं, लेकिन यह सिर्फ़ आपको (भेजने वाले को) पता होगा, दूसरों को नहीं।
आप इस टेबल की मदद से भी इसे आसानी से समझ सकते हैं:
| Field | किसको दिखेगा? | किसको डालना है? |
| To: | सबको दिखता है (अगर CC या BCC नहीं चुना) | मुख्य प्राप्तकर्ता को |
| CC: | सबको दिखेगा | जानकारी के लिए अन्य लोगों को |
| BCC: | किसी को नहीं दिखता | गोपनीयता (प्राइवसी) के लिए |
3. Subject क्या है और इसे कैसे लिखें?
Subject यानि आपको कुछ ही शब्दों में बताना है कि यह ईमेल किस बारे में है। एक अच्छा Subject प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलने के लिए प्रेरित करता है और आपके ईमेल के उद्देश्य को तुरंत स्पष्ट कर देता है।
उदाहरण के लिए:
- Job के लिए: Application for the Post of Software Engineer – Resume Attached
- शिक्षा से संबंधित: Request for Bonafide Certificate – Class 12, Academic Year 2024–25
- Complaint करने के लिए: Complaint Regarding Damaged Product Received – Order #123456
4. ईमेल की पूर्ण जानकारी (Body) कैसे लिखें?
Subject के नीचे एक खाली बॉक्स होता है, जिसे ईमेल की Body कहते हैं। इसमें आपको ईमेल की संपूर्ण जानकारी विस्तार से दर्ज करनी होती है। एक पेशेवर ईमेल लिखते समय इन बातों का ध्यान रखें:
- अभिवादन (Salutation): “Dear Sir/Madam” या “Respected Support Team,” जैसे शब्दों से शुरुआत करें।
- उद्देश्य: पहले पैराग्राफ में ही स्पष्ट कर दें कि आप ईमेल क्यों लिख रहे हैं।
- विवरण: अपनी समस्या या अनुरोध को क्रमबद्ध तरीके से (जैसे बुलेट पॉइंट्स में) समझाएं।
- समापन: प्राप्तकर्ता को उनके समय और मदद के लिए धन्यवाद दें।
- हस्ताक्षर (Signature): अंत में अपना नाम, कंपनी, ईमेल और फ़ोन नंबर ज़रूर लिखें।
Step-by-Step: किसी को ईमेल कैसे भेजें (Gmail)
अब आप ईमेल भेजने की प्रक्रिया के बारे में पूर्ण रूप से सीख गए हैं। किसी को ईमेल भेजने के लिए इन आसान स्टेप्स को फॉलो करें:
- Step 1: अपनी Gmail (या किसी अन्य सेवा) आईडी से लॉगिन करें।
- Step 2: अपने फ़ोन में Gmail ऐप (या वेब ब्राउज़र) को ओपन करें।
- Step 3: स्क्रीन पर नीचे दाएं कोने में दिखने वाले ‘Compose’ बटन पर क्लिक करें। (यह आमतौर पर पेन या पेंसिल के आइकन जैसा दिखता है।)
- Step 4: ‘To’ फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का ईमेल एड्रेस डालें। (ज़रूरी हो तो ‘CC’ या ‘BCC’ भी डालें)।
- Step 5: ‘Subject’ फ़ील्ड में संक्षिप्त और स्पष्ट विषय लिखें।
- Step 6: नीचे खाली बॉक्स में ईमेल की डिटेल्स (Body) लिखें।
- Step 7: अगर Image या PDF भेजनी है, तो ऊपर दिए अटैचमेंट आइकन (पेपर क्लिप जैसा) पर क्लिक करके फ़ाइल ऐड करें।
- Step 8: अब सबसे ऊपर दिए ‘Send’ (भेजें) बटन पर क्लिक करें।
तो इस तरह आप आसानी से किसी को भी एक सही और पेशेवर ईमेल भेज सकते हैं।
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अंतिम शब्द
आशा करता हूँ कि इस लेख की मदद से आप किसी को ईमेल सही तरीके से भेजना सीख चुके होंगे और इस लेख ने आपके इस सवाल का हल किया होगा कि आखिर Kisiko Email Kaise Bhejte Hain। अगर आपको इस लेख से संबंधित कोई प्रश्न है, तो आप पूछ सकते हैं।
मेरा नाम प्रवीन कुमार है। मैं पिछले पाँच साल से ब्लॉगिंग कर रहा हूँ। लिखना मेरा शौक है, और मैं अपने अनुभवों, विचारों और जानकारी को हिन्दी में साझा करता हूँ। मेरा लक्ष्य है कि पाठकों को सरल भाषा में लाभकारी और रोचक सामग्री मिले।
